サークルの会計担当の方必見!!会計の役割を徹底解説

サークルで会計の担当になったけど、何をすれば良いか分からない・・・

サークルでお金の管理が上手くいっていない・・・

大学のサークルでは様々なお金に関する悩みが存在します。
一方、大学のサークルを運営する上でお金がかかるのは避けることができません。
そこで、以下ではサークルの会計の役割から、資金の管理方法までのポイントを解説していきます。

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1.サークルの会計の役割と目的とは?

サークルの会計の役割とは何でしょうか?

それは、「サークルの運営をスムーズにし、規模の発展のためにお金を管理すること」です。

そのために、お金をメンバーから集め、必要なことにお金を使うことが求められます。

つまり、サークル運営において会計は欠かせない存在なのです。

主な役割は「予算の予測と集金」「資金の管理」の2つがあります。

以下に具体的な方法を解説してきます。

2.サークルの予算の立て方と会費の集め方

・「予算を立てる」

予算を立てるとは、どれくらい予算が必要になるのかを計算することです。

何にどれくらいのお金がかかり、どのくらいの会費が必要なのかを把握するステップです。

ここで読み間違ってしまうと、後日さらにお金を集金しなければならなくなるので、とても重要な役割だと言えます。

例)

  • 練習会場などの設備代
  • 用具や教材などの備品代
  • 飲食代
  • 登録費
  • その他雑費

上記のように様々な場面でお金がかかります。

ポイントは2つです

1.活動するにあたり、どのような費用がかかるのかを細かく分解する
2.想定外の支出のために、少し余裕をもった予算を立てる

この2つを意識して予算を立てれば、多くの場合問題なく予算を上手く立てることができます。

・「会費を集める」

上記の予算の予測を立てたら、次は会費の集金方法を考えます。

会費の集金方法には「年会費」「参加費」の2つがあります。

どちらか片方に依存するのではなく、この2つを上手く組み合わせて集金することがとても大事です。

  • 「年会費」
    年会費とは、1年間にかかる費用をまとめて集金するお金です。
    これは、サークルを運営するに当たって必ずかかる費用、頻繁に発生する費用に当てられます。
    例)設備費、用具や教材代
  • 「参加費」
    参加費とは、イベントなどに参加する度に集金するお金です。
    これは、参加する人数やイベントの回数や規模などによって関学が変わるものに当てられます。
    また、参加する人としない人が別れるものにも、この参加費から集金することもおすすめです。
    例) 合宿、飲み会、イベント(パーティーや旅行など)

このように「年会費」と「参加費」を上手く使い分けながらサークル費を集めることが大事です。

どちらも、「かかる費用÷人数=1人当たりの集金金額」で求めることができます。

3.サークル資金の管理方法

最後に、集めたお金の管理方法について解説します。

・「(新規)サークルの口座の開設」

サークルを立ち上げた人やサークル資金を初めてしっかり管理するという人は、まずサークルの口座を解説する必要があります。

サークルの口座を解説することによって、お金を安全に管理することができ、振込先として活用できるというメリットがあります。

金融機関によって手続き方法が多少異なるので、各銀行のHPなどで確認することをおすすめします。

・「(引き継ぎ)口座名義の変更」

サークルで先輩から会計の役割を引き継いだ!という方は、口座の名義変更をする必要があります。
代表者名だけの変更届を銀行に提出することによって口座を継続することができます。
これも各金融機関の窓口で、相談してみることをおすすめします。
その際、前の会計担当の方と一緒に金融機関へ行くとスムーズに変更が行えます

・「支出と収入を記録する」

「支出」と「収入」を記録することは、サークルへの信頼を得るために必要不可欠です。
何にどのくらい使ったのか?などの記録が曖昧であれば、サークルの信頼を失ってしまいます。
また、金銭トラブルにもなりかねません。

いつ・何に・どれくらい・どこで・なぜ使ったのかを細かく記載しておくことがポイントです。
また、それをサークルメンバーに開示することで、サークルへの信頼がアップします。
エクセルやスプレッドシートで管理すると便利です。

 

その作業面倒くさそう・・・と思った方、
以下に簡単に管理できるおすすめのツールを紹介しますので、参考にしてみてください。

  • ちまたの会計
    非営利組織向け「初」の無料で使えるクラウド会計ソフト
    パソコン、スマホ、タブレットからも利用でき、大学生におすすめの会計ソフトです!
    https://www.timakai.com/

まとめ

  • 会計の役割はサークルにとって必要不可欠な役割
  • 会費は支出予測から計算することで計算しやすくなる
  • 資金の管理は大切。自分のやりやすいやり方を試してみる

 


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